Кассовая книга
Перед тем как начать заполнять кассовую книгу, нужно пронумеровать все листы, прошнуровать и опечатать. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Регистрировать кассовую книгу в отличие от журнала кассира-операциониста в налоговой инспекции не требуется. Поэтому многие бухгалтеры нумеруют страницы лишь после того, как заполнят всю книгу. Это дает возможность в случае ошибки вырвать страницу и заполнить лист заново.
Разумеется, при проверке предъявлять такую книгу нельзя. Но всегда можно сказать, что в настоящее время книги на объекте (в магазине, кафе и пр.) нет. Обратите внимание: предприятие не обязано держать кассовую книгу непосредственно там, где продает товары или оказывает услуги.
Тем более если у вас не один, а несколько магазинов или любых других объектов. Ведь предприятие ведет только одну кассовую книгу вне зависимости от количества объектов и кассовых аппаратов.
Все записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу.
Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые отрываются и скрепляются со справкой-отчетом кассира-операциониста (как заполнять эту справку, рассказано ниже) и приходными и расходными кассовыми ордерами.
Записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу же после получения или выдачи денег. Конечно, на практике так редко кто поступает. Обычно кассовую книгу заполняют в конце дня, а то и сразу за неделю. Но в этом случае имейте в виду — такую книгу показывать проверяющим нельзя. Вначале ее нужно заполнить вплоть до текущего дня.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций (приход и расход) за день, выводит остаток денег в кассе на конец дня. Эта же сумма будет остатком на начало следующего рабочего дня. Кассовая книга может вестись и в компьютере. Но листы должны ежедневно распечатываться и храниться в бухгалтерии.
Старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Книга учета доходов и расходов
Книга учета доходов и расходов открывается на один календарный год и должна быть прошнурована и пронумерована.
На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком книги учета доходов и расходов указывается число содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью индивидуального предпринимателя (руководителя организации), а также заверяется подписью налогового инспектора и скрепляется печатью до начала ее ведения.
Вести книгу учета доходов и расходов очень просто. Рассмотрим порядок ее заполнения на примере.
Обратите внимание: в книгу учета доходов и расходов бухгалтеры могут не вносить те доходы и расходы, которые не влияют на расчет единого налога. К такому выводу пришел Высший арбитражный суд РФ (решение ВАС РФ от 8 сентября 2004 г. N 9352/04). Индивидуальные предприниматели и раньше были освобождены от такой обязанности (письмо МНС России от 24 мая 2004 г. N САЭ-3-22/322).
Документальное оформление кассовых операций с использованием ККМ
Итак, день закончился. Значит, нужно оформить кассовые документы. Прежде всего пробейте так называемый Z-отчет. Что он собой представляет? Это итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на тот момент, когда вы сняли отчет по кассе. Разница между этими показателями и будет вашей дневной выручкой.
После того как кассир снял показания счетчиков (отпечатал Z-отчет), он делает записи в журнале кассира-операциониста. Такой журнал заводят на каждый кассовый аппарат. В его графы ежедневно записывают показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня, остатки наличных денег в кассе на начало и конец дня и сумму дневной выручки.
Кассир должен также обязательно составить и Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6). К отчету прилагают приходный ордер на сумму дневной выручки и вместе с деньгами сдают в кассу организации.
Перед тем как сделать записи, нужно обязательно проверить, совпадает ли сумма, пропечатанная в итоговом чеке, с наличкой в кассе. Вообще-то, эти суммы должны совпадать. Однако может быть и по-другому. Так, например, происходит, когда кассир неправильно пробил чек либо возвратил деньги покупателям.
Итак, предположим, что покупатель потребовал вернуть ему деньги или кассир неправильно пробил чек, скажем, не на ту сумму. «Ошибочный» чек и чек, возвращенный покупателем, обязательно сохраните. Ведь они нужны, чтобы оформить Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) по неиспользованным кассовым чекам. В акте отражают номер чека и сумму (если за день таких чеков несколько, то каждого чека). Акт визируют кассир-операционист, старший кассир (если такая должность предусмотрена) и руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
«Ошибочные» чеки и чеки, возвращенные покупателями, погашают специальным штампом или просто надрывают. Потом клеят на лист и вместе с актом отдают в бухгалтерию. Ошибочно пробитую сумму отражают в графе 15 журнала кассира-операциониста.
Пример
ЗАО «Комфорт» продает стройматериалы. В торговом зале магазина установлен один кассовый аппарат. За ним работает кассир-операционист Суханкина И.Р. С ней заключен договор о полной материальной ответственности.
Вечером 27 ноября 2005 года Суханкина пробила итоговый чек (Z-отчет). В чеке были пропечатаны показания денежных суммирующих счетчиков:
— на начало дня — 10 946 700 руб.;
— на конец дня (когда сняли отчет по кассе) — 11 487 300 руб.
То есть сумма дневной выручки составила 540 600 руб. (11 487 300 — 10 946 700). Но вечером в магазин приехал покупатель и вернул приобретенную в этот же день кафельную плитку. Магазин вернул покупателю деньги — 4750 руб.
Теперь представьте ситуацию, когда ваш магазин работает круглосуточно. Тут вам нужно решить, в какой момент пробивать итоговый чек. Как правило, это делается в тот момент, когда меняется смена.
Кассовый чек нужно пробить и в том случае, если ваш клиент — юридическое лицо. Но помимо чека контрольно-кассовой машины представителю организации-клиента нужно выдать еще и корешок приходного ордера. А деньги, полученные от каждого клиента-организации, нужно занести в кассовую книгу по отдельному приходному ордеру.
Отражая в кассовой книге итоговую выручку (пробитую по кассовому аппарату) за день, уменьшите ее на сумму денег, полученных от организаций. Ведь они уже записаны в кассовой книге и на них уже выписаны «приходники».
И еще один совет. Лучше сразу пробивать чеки на суммы, полученные от покупателей-граждан и покупателей-организаций по разным секциям. Тем самым вы упростите себе работу. Тогда вам не придется долго считать, на какую величину нужно будет уменьшить общую дневную выручку.
Пример
ООО «Норма» продает женскую одежду. Наряду с гражданами одежду в магазине покупают и организации. В магазине установлен один кассовый аппарат. Суммы, полученные от граждан, проводятся по первой секции. А наличные за одежду, проданную оптовикам, пробиваются по второй секции.
18 апреля 2006 года дневная выручка ООО «Норма» составила 896 000 руб. Из них от населения было получено 441 000 руб. Остальные 455 000 руб. пришлось на три организации:
— 168 000 руб. — ООО «Кастор» (приходный ордер N 547);
— 179 400 руб. — ЗАО «Поллукс» (приходный ордер N 548);
— 107 600 руб. — ЗАО «Твин» (приходный ордер N 549).
В конце дня кассир Рокотова И.С. составила справку-отчет кассира-операциониста и сделала запись в журнале кассира-операциониста. В этих документах была учтена общая сумма выручки по двум секциям — 896 000 руб.
Но приходный ордер (N 550) кассир Рокотова выписала на 441 000 руб. — деньги, полученные от граждан. Суммы, проведенные по второй секции (деньги юридических лиц), учтены в кассовой книге по отдельным ордерам.
В конце дня 890 000 руб. было сдано инкассаторам (расходный ордер N 455). Остаток на начало дня равен 1147 руб.
Кассовая книга организации за 18 апреля 2006 года будет заполнена следующим образом:
Бланки строгой отчетности
Организации и предприниматели, оказывающие бытовые услуги населению, могут выбирать — работать с кассовым аппаратом или же применяя бланки строгой отчетности (БСО).
Сразу отметим, что невыгодно применять эти бланки предпринимателям и организациям, среди клиентов которых не только граждане, но и юридические лица. Принимать наличные от юридических лиц можно только с использованием ККМ. А использовать в работе и кассовый аппарат, и бланки строгой отчетности неудобно.
Бланк строгой отчетности — это документ, на основании которого приходуется наличная выручка. Формы бланков строгой отчетности утверждает Минфин России. Для различных сфер деятельности существуют различные формы бланков строгой отчетности. В настоящее время формы этих бланков утверждены для сферы бытовых услуг и еще нескольких сфер деятельности (туристической, экскурсионной и т.п.). Заказать бланки можно в любой типографии или приобрести уже готовые в специализированных магазинах.
Как правило, бланк строгой отчетности состоит из двух или трех частей — наряда-заказа и квитанции. В некоторых бланках предусмотрена еще и копия квитанции. Одна из них выдается клиенту, вторая лежит непосредственно у мастера, исполняющего заказ, а третья хранится в бухгалтерии. Принимая деньги у клиента, кассир заполняет бланк, принимает деньги и на основании заполненного бланка делает запись в кассовой книге. Копии квитанций, корешки, отрывные талоны и другие экземпляры использованных документов строгой отчетности должны храниться не менее пяти лет.
Бланки строгой отчетности можно изготовить и самостоятельно на компьютере. Главное, чтобы форма этих документов содержала все обязательные реквизиты:
— гриф утверждения;
— наименование формы документа;
— номер;
— серию;
— код по ОКУД;
— дату составления документа;
— наименование организации;
— код организации по ОКПО;
— вид оказываемых услуг, работ;
— единицу измерения в натуральном выражении;
— подпись ответственного лица.
Можно ввести и дополнительные реквизиты, например эмблему фирмы.
Ниже мы привели номера форм бланков строгой отчетности. А сами формы вы можете посмотреть и распечатать c диска, который вы получили вместе с этой книгой. Образцы всех форм, которые указаны в таблице, приведены в письме Госналогслужбы России от 22 июня 1995 г. N ЮУ-4-14/29н.
