Налог на доходы физических лиц должны платить как организации, так и индивидуальные предприниматели. И те и другие выступают в роли налоговых агентов — они обязаны удерживать сумму налога из зарплаты своих работников и перечислять ее в бюджет. Правда, на практике зачастую происходит иначе. Работнику выдается оговоренная сумма, а налог организация и предприниматель уплачивают фактически из собственных средств. Но даже если вы поступаете именно так, то оформить удержание налога из зарплаты работника все равно необходимо. Ведь отчитываться в налоговой инспекции должен именно работодатель (организация либо индивидуальный предприниматель), а не работник.
В налоговую инспекцию нужно подать справку о доходах каждого работника, который работал у вас в течение года. Если у вас работали, например, 10 сотрудников, то и подавать нужно 10 таких справок. Как заполнить форму 2-НДФЛ, вы прочтете в разделе 6. А ниже мы расскажем, как рассчитать сумму налога на доходы физических лиц.
Из суммы заработной платы работника организация (предприниматель) должна удержать налог по ставке:
— 13 процентов — с граждан России и иностранных граждан, которые прожили в России в текущем году больше 183 дней;
— 30 процентов — с иностранных граждан, которые прожили в России в текущем году менее 183 дней.
Удержание налога с работников — граждан России
Итак, из зарплаты своих работников вам нужно удержать и перечислить в бюджет 13 процентов. Однако налог рассчитывается не со всей суммы заработной платы, а только с ее части. Общая (начисленная) сумма зарплаты уменьшается на сумму налоговых вычетов. Размеры этих вычетов установлены Налоговым кодексом РФ.
Пример
Зарплата Иванова А.Н. — 1000 руб. в месяц. Детей у него нет. Налог на доходы физических лиц составит:
(1000 руб. — 400 руб.) х 13% = 78 руб.
По применению вычета в размере 400 руб. есть ограничения. Вам нужно определить месяц, в котором доход работника (рассчитанный нарастающим итогом с начала года) превысит 20 000 руб. Начиная с этого месяца производить налоговый вычет не следует.
Пример
Зарплата Иванова А.Н. — 3000 руб. в месяц. За январь-июль 2005 года зарплата Иванова составила 21 000 руб. (3000 руб. х 7 мес.) — то есть в июле она превысила 20 000 руб. Налог на доходы физических лиц составит:
ежемесячно в январе-июне 2005 года — 338 руб. ((3000 руб. — 400 руб.) х 13%);
ежемесячно в июле-декабре 2005 года — 390 руб. (3000 руб. х 13%).
Если работник трудится у вас не с января, в этом случае вы должны потребовать у него справку о размере зарплаты с предыдущего места работы. И уже с учетом предыдущей зарплаты решать, имеет он право на вычеты или нет.
Если у работника есть ребенок, для расчета налога сумма зарплаты уменьшается еще и на 600 руб., если двое детей — на 1200 руб. и т.д.
Пример
Зарплата Петровой К.С. — 3000 руб. в месяц. У нее двое детей. Сумма налога на доходы физических лиц составит:
(3000 руб. — 400 руб. — 600 руб. — 600 руб.) х 13% = 1820 руб.
Обратите внимание: налоговый вычет на детей действует до месяца, в котором доход (в течение календарного года) превысит 40 000 руб.
Физические лица, имеющие право на получение стандартного налогового вычета в размере 3000 или 500 руб., получают их на основании заявления и при предоставлении соответствующих документов. Причем получают они такие вычеты ежемесячно, вне зависимости от общей суммы дохода, начисленной за календарный год.
Удержание налога с работников — иностранцев
С работников — иностранных граждан налог на доходы физических лиц вы должны удерживать по ставке 13 или 30 процентов — в зависимости от того, сколько времени в текущем году они пробыли на территории Российской Федерации.
Если больше 183 дней — то налог считается по ставке 13 процентов. Плюс работник имеет право на все вычеты, которые предусмотрены для граждан России.
Если же он провел в России меньше 183 дней, то никакие вычеты предоставлять не нужно. А налог рассчитывать по повышенной ставке — 30 процентов.
Посчитать период нахождения в России можно по отметкам пограничного контроля в загранпаспорте иностранца.
Пример
Иностранный гражданин устроился на работу в ООО «Инфотекс» в сентябре 2004 года. Согласно отметкам пограничного контроля он находится в России с декабря 2003 года. Таким образом, к моменту начала работы в ООО «Инфотекс» иностранец пробыл в 2004 году в России более 183 дней. А раз так, бухгалтер «Инфотекса» может удерживать налог на доходы из его зарплаты по ставке 13 процентов.
Если же отметки пропускного контроля в паспорте отсутствуют (например, при пересечении границы с некоторыми странами СНГ они не ставятся), в качестве доказательства нахождения на территории России могут приниматься любые документы, например свидетельство о регистрации по месту пребывания. Главное, чтобы из них было понятно, сколько дней в году человек находился в России.
А как быть, если иностранец устраивается на работу в начале года? Ведь, казалось бы, пока с начала года не пройдет 183 дня, мы не сможем узнать, по какой ставке исчислять налог. Тем не менее иностранец может быть признан налоговым резидентом и с начала года, если он по состоянию на 1 января:
— заключил трудовой договор с работодателем на срок более 183 дней;
— имеет разрешение на работу (о правилах получения разрешения на работу см. на стр. 137);
— зарегистрирован по месту пребывания в России в порядке, установленном российским законодательством.
Если все эти условия выполнены, налог можно удерживать по ставке 13 процентов с начала года. В противном случае нужно удерживать налог по ставке 30 процентов.
Однако обратите внимание: в течение года статус иностранного гражданина может измениться. В такой ситуации бухгалтеру придется пересчитать налог исходя из ставки 13 процентов. А те суммы, которые ранее были излишне удержаны, следует вернуть работнику. Но для этого он должен написать соответствующее заявление.
Пример
ООО «Строймонтаж» 6 января 2005 года приняло на работу гражданина Украины. Поскольку на 1 января 2005 года трудовой договор с работником заключен не был, с его зарплаты бухгалтер ООО «Строймонтаж» удерживал налог на доходы физических лиц по ставке 30 процентов. Допустим, что каждый месяц иностранному работнику выплачивалось по 10 000 руб. (в том числе и в январе). Таким образом, ежемесячная сумма налога составила:
10 000 руб. х 30% = 3000 руб.
7 июля 2005 года истекло 183 дня пребывания работника в Российской Федерации. Это можно подтвердить трудовым договором и табелями учета рабочего времени.
Следовательно, налог нужно пересчитать исходя из ставки 13 процентов. Кроме того, теперь работник имеет право на стандартные вычеты. При этом сумма налога за период с января по июнь составит:
(10 000 руб. х 6 мес. — 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 7696 руб.
То есть переплата такова:
3000 руб. х 6 мес. — 7696 руб. = 10 304 руб.
Возможна и обратная ситуация. То есть иностранец, который на начало года имел право на ставку в 13 процентов, уехал из России еще до того, как прошло 183 дня. В этом случае налог придется пересчитать по повышенной ставке.
Если организация (индивидуальный предприниматель) по каким-либо причинам не смогла удержать с иностранного работника доначисленные суммы, то она должна сообщить об этом в налоговую инспекцию.
Пример
По состоянию на 1 января 2005 года иностранный работник, заключивший с ООО «Триумф» договор сроком на один год, был признан налоговым резидентом. Работнику был установлен ежемесячный оклад — 10 000 руб. Бухгалтер удерживал из его зарплаты налог по ставке 13 процентов.
Предположим, что иностранный работник расторг трудовой договор с ООО «Триумф» и выехал за пределы Российской Федерации 30 апреля 2005 года. То есть фактически в 2005 году этот человек находился на территории нашей страны 120 дней. За это время ему было начислено 40 000 руб. А сумма удержанного налога на доходы физических лиц составила 5096 руб. ((40 000 руб. — 400 руб. х 2) х 13%).
С дохода иностранного работника необходимо пересчитать налог по повышенной ставке:
40 000 руб. х 30% = 12 000 руб.
Следовательно, дополнительно бухгалтеру ООО «Триумф» надо удержать с иностранного работника 6904 руб. (12 000 — 5096) налога на доходы физических лиц. Однако с апрельской зарплаты работника можно удержать не более 5000 руб., то есть 50 процентов зарплаты.
О том, что с иностранного работника не было взыскано 1904 руб. (6904 — 5000) ООО «Триумф» должно сообщить в налоговую инспекцию.
