Оформление трудовых книжек

18

Трудовые книжки фирма (предприниматель их вести не обязан) должна вести по сотрудникам, которые отвечают двум условиям. Первое: организация является для них основным местом работы. Второе: сотрудник проработал здесь свыше пяти дней. Это правило установлено статье 66 Трудового кодекса РФ.
С 2004 года бланки трудовых книжек изменились. Но те трудовые книжки, которые были оформлены до 2004 года, продолжают действовать. А вот если вы открываете работнику трудовую книжку, то обязательно проверьте ее форму. Новая форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225.
Работодатель должен завести работнику новую книжку в том случае, если старая потеряна. Разумеется, тогда сотруднику придется восстанавливать документы, подтверждающие его стаж (то есть брать справки с предыдущих мест работы). В новой трудовой книжке в этой ситуации надо указать, сколько лет, месяцев и дней проработал человек.
В трудовой книжке делаются записи о приеме сотрудника на работу (даже если ему еще предстоит пройти испытательный срок) и увольнении, сведения о награждении и учебе.
Запись о приеме на работу
Допустим, нужно оформить новую трудовую книжку. Сначала заполняют титульный лист. Здесь указывают сведения о работнике — его фамилию, имя, отчество и дату рождения. Вносить такие данные можно на основании любого документа, удостоверяющего личность, в том числе военного билета, загранпаспорта, водительских прав.
В титульный лист книжки записывают также сведения об образовании, профессии и специальности. Это делается на основании документов об образовании и квалификации (диплома, аттестата, свидетельства), заверенных надлежащим образом.
Здесь имеется в виду, что записи об образовании надо вносить только на основании оригиналов документов. Исключение — случаи, когда бумаги потеряны. Тогда можно использовать копии, заверенные в образовательном учреждении. Еще годятся копии, которые заверены на предыдущем месте работы, куда в свое время сотрудник предъявлял оригиналы документов.
И наконец, на титульном листе следует поставить печать предприятия. Сам работник и кадровик, который отвечает за ведение трудовой книжки, ставят здесь свои подписи.
Сведения о работе
Теперь перейдем к самой книжке, разделу «Сведения о работе». При приеме на работу надо указать не только полное наименование организации, но и сокращенное (если такое есть). В графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 — дату, когда ее внесли.
Как уже было сказано, трудовая книжка оформляется после того, как человек проработал в организации более пяти дней. Но при этом в книжке записывают дату, указанную в приказе о приеме на работу. Сама запись приводится в графе 3. А в графе 4 трудовой книжки дают ссылку на документ, на основании которого делается запись.
Оговорим такую довольно распространенную ситуацию. Фирма оформила приказ о приеме человека на работу. Потом он принес трудовую книжку. В этот момент выяснилось, что сначала данная организация приняла человека, а только потом он уволился с предыдущего места работы. В этом случае следует приказом оформить сотрудника на несколько дней по совместительству. Затем издать приказ об увольнении работника. И сразу же выписать третий приказ — о приеме его на основную работу. На основании данного документа внести запись в трудовую книжку.
Работа по совместительству
Если человек трудится в организации на условиях совместительства, в этом случае делать записи необязательно. Но если сотрудник хочет, чтобы в книжке была указана работа по совместительству, то нужно поступить таким образом. Человеку выдают копию приказа о приеме на работу по совместительству. Он относит эту бумагу в организацию, которая является основным местом работы. Там и будет внесена запись в трудовую книжку. Об этом сказано в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Сведения об учебе
Если работник получает еще одну профессию, это также необходимо отразить в его трудовой книжке. Запись делают на основании диплома или удостоверения. При этом указывают название профессии и присвоенный разряд. Время обучения в книжке не указывают.
Запись о награждении работника
Раздел «Сведения о награждении» должна заполнять та организация, где находится трудовая книжка. Здесь все как обычно: сотрудник, который ведет кадровое делопроизводство, пишет полное название предприятия — работодателя и сокращенное, если оно есть. Указывают порядковый номер записи, дату. Делают саму запись (кто наградил работника, за какие достижения и какими наградами) и приводят ссылки на документы.
Запись об увольнении работника
При прекращении трудового договора надо указывать соответствующие статьи Трудового кодекса РФ и пункты этих статей. Так, если работник увольняется по собственному желанию, основанием является пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
При увольнении по инициативе работодателя нужно сослаться на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса РФ. Если же сотрудник увольняется по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, укажите статью 83.
Пример заполнения трудовой книжки
19 января 2004 года Волков Семен Федорович устроился на работу в ООО «Северянка» токарем 3-го разряда. В этот же день руководитель организации подписал приказ N 7 о приеме Волкова на работу. Петрова А.М., начальник отдела кадров, внесла записи в трудовую книжку Волкова.
В марте 2004 года Волков устроился по совместительству на работу в ООО «Фокус». При этом он захотел, чтобы в его трудовую книжку внесли соответствующую запись. Для этого Волков принес в ООО «Северянка» копию приказа о приеме на работу в ООО «Фокус» по совместительству (N 20 от 2 марта 2004 года).
В сентябре 2004 года Волков прошел переподготовку в ООО «Северянка» и получил вторую профессию — механик 3-го разряда. Получение новой профессии подтверждает удостоверение от 13 сентября 2004 г. N 15.
В мае 2006 года Волков подал в ООО «Северянка» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом N 115 от 15 мая 2006 года он был уволен с работы на основании пункта 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Исправления и сокращения в трудовой книжке
Записи в трудовой книжке зачеркивать нельзя (кроме титульного листа). Поэтому исправляют ошибки таким образом. Под неправильной записью ставят следующий порядковый номер и дату. Затем пишут «запись за предыдущим номером недействительна». После этого вносят правильную запись (за следующим порядковым номером) При этом указывают дату и номер приказа, на основании которого она делается.
Если же нужно исправить запись об увольнении или переводе сотрудника, то нужно действовать так. Указать, какая запись недействительна. Затем написать: «…восстановлен на прежней работе».
Однако в этом случае работник вправе потребовать дубликат трудовой книжки без ошибочной записи. Тогда в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись «Дубликат». На титульном листе прежней трудовой книжки пишут: «Взамен выдан дубликат» и указывают его серию и номер.
А вот на титульном листе зачеркивания допускаются. При смене фамилии, имени, отчества исправления в титульный лист вносятся на основании документов — паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака. Когда же сотрудник получил дополнительное образование, новые сведения просто дописывают (на основании диплома или свидетельства) в титульный лист рядом со старыми. При этом название, номер и дату документов, на основании которых вносятся изменения, указывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Сокращения делать в трудовой книжке запрещено. Скажем, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» или «пер.» вместо «переведен». Даты следует записывать также полностью, например «20.01.2006».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Насколько полезным был этот материал?

Оцените по пятибалльной шкале!

Средний рейтинг / 5. Голосов:

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Введите комментарий
Ваше имя