Выдача денег сотруднику под отчет

Многие товары удобнее и быстрее купить за наличные, например: канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля… Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под отчет. Купив требуемые вещи, сотрудник обязан отчитаться о том, сколько денег и на что потрачено. Для этого он должен составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию.
Кто имеет право получать деньги под отчет
Только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю — купить бензин, секретарю — отправить почту, командированному — заплатить за гостиницу.
Сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию (форму авансового отчета см. на стр. 224).
Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать.
Деньги под отчет можно выдать и сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В этом случае нужно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом.
Когда выдаются деньги под отчет
Обычно деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Но может случиться, что из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги.
Сотрудник вправе потребовать, чтобы ему возместили эти расходы.
Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.
Пример
Водитель ООО «Фрегат» Борисов Ю.М. был направлен в командировку в другой город на служебном автомобиле на три дня. Еще до отъезда он получил деньги на командировку в размере 2000 руб.
Когда он прибыл на место назначения, автомобиль сломался. С ремонтом Борисов Ю.М. справился сам, но из-за этого ему пришлось задержаться в гостинице дольше, чем предполагалось, и доплатить за проживание из собственных денег.
Вернувшись из командировки, водитель составил авансовый отчет. Из него следовало, что фактические расходы превысили выданную из кассы сумму на 1200 руб. Борисов Ю.М. потратил 3200 руб. (включая суточные).
Руководитель ООО «Фрегат» подписал авансовый отчет, признав, что все расходы Борисова Ю.М. обоснованы. Таким образом, водителю должны выдать из кассы предприятия 1200 руб.
Иногда предприятия выдают деньги сотрудникам, которые еще не отчитались по предыдущему авансу. Но так делать нельзя. Ведь в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций прямо сказано, что выдавать наличные под отчет можно только в том случае, если за сотрудником не числится задолженность по подотчетным средствам.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Напомним, что форма авансового отчета N АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Важно, чтобы он был правильно оформлен. В нем надо указать не только сколько было выдано из кассы и сколько потрачено, но и:
— дату и номер авансового отчета;
— назначение аванса;
— дату выдачи денег под отчет, реквизиты расходного кассового ордера;
— номера счетов и субсчетов бухгалтерского учета, на которых отражаются расходы сотрудника по данному отчету.
Отчет должен быть подписан подотчетным лицом, руководителем предприятия, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет.
Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы так называемыми оправдательными документами. Их нужно приложить к авансовому отчету, перечислить на его оборотной стороне и пронумеровать. Оправдательными документами являются товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.
Эти документы должны быть правильно оформлены. В товарном чеке, а также в квитанции, подтверждающей покупку, должно быть подробно написано, что, сколько и за какую цену купил «подотчетник». Это позволит избежать споров с налоговиками при проверке.
Бывает, что сотрудники все же представляют в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки. В таком случае можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги.
Кстати, к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так «подотчетник» может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда на товарных чеках должно быть прямо написано, что продавцу разрешено торговать без ККМ.
Сотрудники, вернувшиеся из командировки, должны прикладывать к отчету командировочное удостоверение. Оно необходимо бухгалтеру, чтобы начислить суточные, опираясь на отметки о датах убытия в командировку и возвращения из нее. Исключение составляют лишь заграничные командировки. Их продолжительность определяют по отметкам в загранпаспорте.
Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.