Выбор, покупка и регистрация кассового аппарата

56
Покупка и регистрация кассового аппарата

Использовать кассовый аппарат нужно при расчетах наличными как с гражданами, так и с организациями и индивидуальными предпринимателями.

Начать использовать контрольно-кассовую машину можно только после того, как вы ее зарегистрируете в налоговой инспекции. А для этого придется выполнить немало формальностей: заключить договор на обслуживание ККМ с центром технического обслуживания (ЦТО), провести фискализацию кассового аппарата, приобрести средства визуального контроля и т.д. В данном подразделе мы подробно расскажем о каждом этапе приобретения кассового аппарата и работы с ним. Но прежде всего, разумеется, нужно выбрать, какую модель кассового аппарата покупать.

Выбор кассового аппарата. С чего начать?

Закон позволяет организациям использовать только определенные модели кассовых аппаратов. Какие именно? Те, которые включены в государственный реестр. В нем перечислены все модели, которые разрешено использовать.

Помимо реестра существует и классификатор кассовых аппаратов. В нем расписано, какие модели ККМ предназначены для каждой сферы деятельности. 

Как оформить покупку кассового аппарата

Покупая контрольно-кассовую машину, нужно обязательно проверить, предоставил ли продавец все необходимые документы. Иначе впоследствии могут возникнуть трудности при постановке ККМ на учет в налоговой инспекции.

Где купить контрольно-кассовую машину

Фирмы, торгующие кассовыми аппаратами, делятся на две категории: специализированные фирмы-продавцы и центры технического обслуживания.

У первых вы сможете только приобрести контрольно-кассовую машину (ККМ), но после этого вам все равно придется заключать договор с ЦТО на техническое обслуживание.

Разумеется, удобнее покупать аппарат прямо в ЦТО. Эта организация (зачастую с сетью филиалов) и продает, и обслуживает, и ремонтирует кассовые машины. И если вы придете покупать контрольно-кассовую машину в ЦТО, то с вами тут же заключат нужный контракт.

Можно купить и подержанный кассовый аппарат. Объявления о продаже подержанной контрольно-кассовой машины дают предприятия, которые прекратили деятельность и теперь распродают имущество. Покупать можно только те аппараты, которые продавец снял с учета в налоговой инспекции. В подтверждение он должен выдать вам карточку регистрации ККМ с отметкой налоговой инспекции о том, что аппарат снят с учета.

Документы на контрольно-кассовую машину

Где купить контрольно-кассовую машину

Как к новым, так и к уже поработавшим кассовым аппаратам должны прилагаться паспорт версии, технический паспорт и средства визуального контроля (СВК). Это круглые голографические наклейки. Разрешается использовать кассовый аппарат, на котором есть:

  •  СВК «Государственный реестр»;
  • СВК «Сервисное обслуживание».

Первое СВК свидетельствует о том, что модель соответствует эталонному образцу, а второе — что ККМ находится на сервисном обслуживании. На этой голограмме указан год, когда машину ввели в эксплуатацию и поставили на техническое обслуживание.
Штрафов за использование кассового аппарата без средств визуального контроля не предусмотрено. Оштрафовать могут только за неприменение ККМ. Пленум ВАС России в своем постановлении от 31 июля 2003 г. N 16 дал закрытый перечень нарушений, которые приравниваются к работе без контрольно-кассовой машины. Использование кассовой техники без СВК в этот перечень не входит.

Но постановление Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745, которое и установило требование об оснащении кассовых аппаратов СВК, до сих пор действует. Поэтому, прежде чем регистрировать кассовый аппарат, поинтересуйтесь в своей налоговой инспекции, нужно вам приобретать средства визуального контроля или нет.

Для московских и петербургских организаций и предпринимателей предусмотрены дополнительные требования. В этих городах нужно использовать дополнительные самоклеящиеся пломбы, купленные в ЦТО. И налоговые органы обеих столиц, прежде чем регистрировать кассовые аппараты, обязательно проверяют наличие таких пломб.
Пломба состоит из основной части и отрывного контрольного талона (везде приведен идентификационный номер). На основной части специалист ЦТО указывает дату установки пломбы и расписывается. Эту часть и наклеивают на кассу.

Для того чтобы получить пломбу, в ЦТО нужно подать заявку и, конечно, заплатить деньги. Выдадут пломбу не позднее чем через 15 дней с момента оплаты. Срок действия пломбы — один квартал.

В заключение еще раз перечислим все документы, которые обязательно нужно получить:

  • у продавца контрольно-кассовой машины;
  • в центре технического обслуживания.

Как поставить контрольно-кассовую машину на учет в налоговой

Где купить кассовый аппарат

После того как вы приобрели контрольно-кассовую машину и заключили договор с ЦТО на техническое обслуживание, ее нужно зарегистрировать в налоговой инспекции.

Кассовый аппарат нужно регистрировать в той налоговой инспекции, где вы стоите на учете. В налоговую инспекцию нужно представить:

  • заявление о регистрации ККМ;
  • заполненную карточку регистрации ККМ в двух экземплярах;
  • доверенность на право регистрации ККМ (если технику регистрирует не руководитель организации);
  • технический паспорт ККМ (оригинал и копию);
  • паспорт версии ККМ (оригинал и копию);
  • договор на техническое обслуживание ККМ в ЦТО (оригинал и копию);
  • средства визуального контроля (голограммы);
  • журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4 — он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован, заверен печатью организации, а также подписями директора и главного бухгалтера либо индивидуального предпринимателя;
  • карточку регистрации с отметкой налоговой инспекции о снятии с учета (для подержанных аппаратов).

А некоторые налоговые инспекции требуют и другие документы. Например, оригиналы и копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Кроме того, вам, возможно, придется представить еще и копию договора аренды помещения, где будет установлен кассовый аппарат.

Получив документы, налоговики в течение пяти дней обязаны зарегистрировать кассовую машину. Причем за эти же дни инспектор, который занимается регистрацией ККМ, должен встретиться с вами и проверить ваш аппарат. В большинстве налоговых инспекций установлены приемные дни, когда вы должны привезти машину для проверки. Впрочем, иногда налоговики сами приезжают туда, где установлены ККМ.
В процедуре регистрации принимают участие три человека. Состав ее участников таков: сотрудник отдела регистрации ККМ налоговой инспекции, специально вызванный специалист центра технического обслуживания и представитель организации. Обычно в налоговых инспекциях установлены определенные (как правило, разные) дни для подачи и получения документов, фискализации аппарата.
Вначале проводится так называемая фискализация новой контрольно-кассовой машины. Ведь кассовый аппарат приобретается в нерабочем (нефискальном) режиме, то есть счетчик, который суммирует дневную выручку, еще не включен. Впрочем, даже если вы купили подержанную ККМ, процедуру фискализации вам пройти все же придется.

Фискализация кассового аппарата

Фискализация заключается в следующем. Специалист ЦТО вводит в память кассового аппарата его заводской номер, программирует наименование предприятия-владельца и его ИНН. Затем к делу приступает налоговый инспектор. Он устанавливает цифровой пароль, который защищает фискальную память от взлома. Этот пароль известен только налоговику. Потом специалист ЦТО опечатывает машину, ставя свою пломбу. Дату опломбирования и сведения оттиска клейма записывают в журнал формы N КМ-8.
После этого в техническом паспорте ККМ в разделе «Ввод в эксплуатацию» специалист ЦТО расписывается и указывает номер своего удостоверения.

Далее начинаются испытания кассовой машины. Пробивают условную сумму и проверяют, правильно ли на чеке отпечатались реквизиты. Кроме того, пробуют снять итоговый отчет. А налоговый инспектор вводит тот самый секретный пароль и снимает пробный отчет фискальной памяти.

Когда фискализация закончена, инспектор присваивает ККМ номер и делает запись в книге учета контрольно-кассовых машин организаций, которую ведут налоговые органы. Еще чиновник визирует ваш журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), ставит в нем печать налоговой инспекции и записывает дату фискализации.
И наконец, налоговый инспектор заполняет вашу карточку регистрации ККМ и подписывает ее у своего начальника. Эту карточку как раз и выдадут вам — она должна находиться там, где установлена кассовая машина (пример заполнения карточки регистрации контрольно-кассовой машины см. на следующей странице).
В карточке регистрации указывается адрес, по которому будет установлена контрольно-кассовая машина. Если у вас несколько магазинов (кафе, мастерских и пр.), то, возможно, появится необходимость переставить ККМ в другую точку. Это можно делать, только предварительно уведомив налоговую инспекцию. Инспектор сделает запись в своем журнале и внесет изменения в карточку регистрации. А иначе при проверке вас могут оштрафовать.

Как снизить налоги на сумму, уплаченную за кассовый аппарат

Кассовый аппарат

Тут возможны варианты. Все зависит от того, чем занимается предприниматель. Если касса используется только в деятельности, облагаемой НДС, то вы вправе принять к вычету весь налог. Конечно, если вы выполнили все стандартные условия: ввели аппарат в эксплуатацию, оплатили его и получили счет-фактуру, где сумма налога вынесена в отдельную строку. Если все так и есть, «входной» НДС можно принять к вычету.

Теперь разберем иную ситуацию: кассовый аппарат используют как в деятельности облагаемой, так и не облагаемой налогом на добавленную стоимость. Такая ситуация возникает, например, если магазин торгует и в розницу, и оптом, а розничная торговля переведена на уплату налога на вмененный доход.

Как же во всех этих случаях быть с «входным» НДС? Очевидно, что весь его принять к вычету нельзя. «Входной» налог нужно распределить пропорционально стоимости проданных товаров. Ту часть налога, что приходится на товары, реализация которых облагается НДС, можно принять к вычету. Ну а оставшаяся сумма налога включается в первоначальную стоимость кассового аппарата. Рассчитывая такую пропорцию, берут стоимость проданных товаров того налогового периода, в котором касса была введена в эксплуатацию.

Пример

У ООО «Юкатан» есть магазин. Фирма зарегистрирована в Московской области, где розница переведена на уплату ЕНВД. Между тем продажа товаров за безналичный расчет для целей налога на вмененный доход розничной торговлей не считается. ООО «Юкатан» сдает декларацию по НДС ежемесячно.

В апреле ООО «Юкатан» купило для своего магазина кассовый аппарат за 17 700 руб. (в том числе НДС — 2700 руб.). Затраты по вводу в эксплуатацию, состоящие из платы за средства визуального контроля и программирование, равны 1310 руб. (в том числе НДС — 200 руб.). Выручка предприятия в этом месяце составила 890 000 руб.:

  • 471 000 руб. (в том числе НДС — 71 848 руб.) — оплачено по безналичному расчету;
  • 419 000 руб. — получено в кассу предприятия.

Сумма «входного» НДС, которую бухгалтер ООО «Юкатан» должен включить в первоначальную стоимость кассового аппарата, такова:
(2700 руб. + 200 руб.) х 419 000 руб. : (890 000 руб. — 71 848 руб.) = 1479 руб.
Оставшуюся часть налога — 1421 руб. (2900 — 1479) — можно принять к вычету после того, как касса будет оплачена и введена в эксплуатацию.

Бухгалтер установил одинаковый срок службы кассы в бухгалтерском и налоговом учете — 6 лет (72 месяца). Амортизацию в том и в другом учете он решил начислять линейным методом. Первоначальная стоимость кассового аппарата — 17 479 руб. (17 700 — 2700 + 1200 — 200 + 1479). То есть сумма ежемесячной амортизации будет такой:
17 479 руб. х (1 : 72 мес.) х 100% = 242,76 руб.

Пример 2

Предположим, ваша фирма вообще освобождена от НДС: работает по «упрощенке», уплачивает ЕНВД, пользуется освобождением по статье 145 Налогового кодекса РФ и т.д. Тогда вся сумма налога включается в первоначальную стоимость контрольно-кассовой машины. Возместить НДС в такой ситуации вам не удастся.

Как оформить ремонт кассового аппарата

Перед тем как сдать машину в ремонт, предприятие должно снять показания контрольных денежных счетчиков и занести полученные данные в акт по форме N КМ-2. Пример заполнения этой формы приведен на следующей странице. Это необходимо сделать, потому что во время ремонта эти счетчики могут обнулиться. По этой же причине перед началом ремонтных работ и после их завершения акт должен завизировать налоговый инспектор.

Но на практике большинство налоговых инспекций не требует представлять им акт перед началом ремонта если только неисправность не связана с блоком фискальной памяти или другими устройствами, которые могут вызвать обнуление контрольных денежных счетчиков. Поэтому потребуйте от мастера ЦТО проверить состояние блока фискальной памяти и записать свое заключение в акте перед началом ремонта.

Советы бухгалтеру


Поскольку кассовые аппараты служат больше одного года, они учитываются в составе основных средств. И бухгалтеры отражают их стоимость на счете 01 «Основные средства». 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Насколько полезным был этот материал?

Оцените по пятибалльной шкале!

Средний рейтинг / 5. Голосов:

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Введите комментарий
Ваше имя